Google Drive: Není disk jako disk

Slovo práce mi dřív evokolovalo spíš místo než aktivitu. Lidé tam chodili, strávili den a jednou za měsíc dostali zaplaceno. Tohle vnímání se hodně změnilo, zvláště v oborech jako je IT, marketing nebo “kreativní průmysl”. Pro mě je dnes práce hlavně aktivita, která není vymezená místem, ale tím co dělám (bohužel často není vymezená ani časem, znáte to).

Nová doba si říká o nové pracovní nástroje. Ve firmě, kde pracuji, momentálně probíhá rekonstrukce. Před jejím začátkem měl každý možnost definovat svoje požadavky na úložný prostor – někomu stačil šuplík pod stolem, jinému skříň. Mě cca 30 gigabajtů na Google Drive. Hned se dozvíte proč, vynechám-li, že je zdarma (a předem dodávám, že mi jde jeno o Drive jako úložiště, ne o aplikace – k těm se možná dostaneme jindy).

1. Synchronizace složek na počítači (a mezi počítači)

Ukládání soubru do webového úložiště ještě není úplně běžný standard. Mám ale tři důvody, které stály za tím, že jsem všechny dokumenty z domácího pomalu zastarávajícího PC přesunul na Googl Drive. Za prvé jsem je chtěl mít k dispozici kdekoliv a na jakémkoliv zařízení (Drive má perfektní mobilní a tabletové aplikace) a za druhé jsem si chtěl vytvořit zálohu. Třetí důvod byla možnost synchronizovat je s dalším počítačem.

Pokud si do počítače nahrajete program na synchronizaci složky s webovým úložištěm, budete mít navíc své soubory k dispozici i offline.

2. Spolupráce s dalšími lidmi

Úplně první situace, při kterých jsem začal Drive používat, byly projekty, na kterých se podílelo více lidí. Byl to další přirozený krok z Google Dokumentů, které umožňují souběžnou práci a komunikaci více lidí v jednom dokumentu.

Stejně jako můžete sdílet soubory můžete sdílet i celé složky, klidně i ty, které obsahují soubory, které Google Dokumenty neotevřou (je to přece úložiště).

3. Přikládejte přílohy z Google Drive do emailu

Jakmile jednou pošlete standardní soubor emailem, vznikne kopii. Čím více je kopií jednoho souboru, tím více musíte myslet na to, jak je zpracovat a spravovat. Pokud používáte Gmail (o vychytávkách jsem psal nedávno), můžete přikládat soubory uložené na Drive přímo z Gmailu.

Při odeslání emailu zároveň soubor sdílíte – to je oproti klasickému emailu jiné. Systém vás vždy jasně upozorní, a pokud vytvoření kopie potřebujete, musíte ji vytvořit přímo na Drive.

4. Ukládejte soubory a obrázky z prohlížeče přímo na Drive

Pokud používáte prohlížeč Chrome, může využít i velmi užitečný doplněk, který vám po stisknutí tlačítka (nebo po výběru z kontextového menu) uloží screenshot webové stránky nebo např. PDF soubor do předem definované složky na Drive. Já si takhle vytvořil složku, do které si ukládám všechny možné a jednou za čas ji protřídím, soubory zařadím do složek.

Doplněk si můžete nainstalovat z detailu v obchodě Chrome.

5. Budete zorientovaní, ať už díky vyhledávání, nebo složkám

Ať už používáte složky, nebo jste spíše chaotičtí, s Google Drive byste měli snadno najít každý soubor na disku. Osobně složky používám, i když vím, že je to není úplně to pravé řešení. Ale o lepším zatím nevím. U vyhledávání podobně jako u Gmailu nebo vyhledávání fungují vyhledávací operátory. Jejich seznam najdete v nápovědě Google.

6. Využijte více než “jen” textový a tabulkový editor

Další vlastnost, kterou velmi oceňuji a která mi rovněž usnadňuje spolupráci na různých projektech, je využití Google Drive jako úložiště pro další programy třetích stran – konkrétně mám na mysli editory obrázků, nástroje na tvorbu myšlenkových map, editaci videa, nástroje pro programátory nebo i správu kontaktů. To nejužitečnější přijde, když se vám váš výtvor uloží na Drive a vy jej můžete sdílet tak, jak jste zvyklí. Aplikací je mnoho, všechny najdete opět v obchodě Chrome.

7. Usnadněte si práci pomocí klávesových zkratek

Už jen doplním, že i zde fungují klávesové zkratky. I když jejich automatizace vyžaduje trénink, investovaný čas se vám vrátí. Jejich seznam najdete v nápovědě Google.

A co vy? Používáte ve vaší organizaci Google Drive? Jakým způsobem uvnitř spolupracujete a jak sdílíte soubory? Podělte se o vaše zkušenosti v komentářích!